GDPR | My Site

Dokumentation for behandling af personoplysninger efter persondataforordningens art. 30

Den dataansvarlige

Navn: Lægehuset i Havdrup I/S

CVR-nummer: 51941918

Adresse: Skovvej 4, 4622 Havdrup

Telefonnummer: 46185011

E-mail: kontakt@laegehusetihavdrup.dk

Hjemmeside: www.laegehusetihavdrup.dk

Behandlingen af personoplysninger

Behandlingens betegnelse:

Indsamling og videregivelse af helbredsoplysninger om patienter

Formålene med behandlingen:

Hovedformålet med behandlingen af helbredsoplysninger er at muliggøre behandling af patienter. For at muliggøre patientbehandlingen, er det nødvendigt at der videregives helbredsoplysninger til forskellige aktører i sundhedssektoren, herunder til afregningsformål.

Kategorier af registrerede personer og kategorierne af personoplysninger

Særlige kategorier af personoplysninger (sæt kryds i boksene)

Kategori:

Patienter

☒ Race eller etnisk oprindelse

☐ Politisk overbevisning

☐ Religiøs overbevisning

☐ Filosofisk overbevisning

☐ Fagforeningsmæssigt tilhørsforhold

☒ Helbredsoplysninger

Ved helbredsoplysninger forstås:

Journaloplysninger vedr. diagnostik, undersøgelse og behandling af patienten, medicin, prøvesvar, tests, røntgenbilleder, scanningssvar, attester, henvisninger m.v.

☒ Seksuelle forhold eller orientering

☐ Genetiske elle biometriske data til brug for identifikation, f.eks. irisscanning og fingeraftryk som adgangskontrol

☐ Strafbare oplysninger

☒ Almindelige kategorier af personoplysninger: Stamdata, dvs. patientens navn, personnummer, e-mail og hjemmeadresse samt telefonnummer.

Modtagere af personoplysningerne

Af nedenstående fremgår en samlet liste over modtagere (både selvstændigt dataansvarlige og databehandlere), som personoplysningerne overlades eller videregives til, systemer, typer af oplysninger og hjemmel

Formål

Modtager

EG Clinea

PLSP A/S

MiltuMED

Danish Medical Data Distribution

(DMDD)

DAK-E

System

Journalsystem

Praksisleverandørernes serviceplatform

Henvisningshotellet

WebReq & WebPatient

Sundhedsmappen (Digitale Forløbsplaner)

Type oplysninger

Helbredsoplysninger

Henvisninger

Bestilling af laboratorieprøver & opbevaring af borgerens spørgeskemasvar

Helbredsoplysninger

Hjemmel

Databehandleraftale med systemhus

Databehandleraftale (via systemhus)

Databehandleraftale

Patientbehandling

Offentlige myndigheder (regioner, kommuner m.m.)

Andre sundhedsaktører (speciallæger, privathospitaler m.m.)

Sundhedsdatastyrelsen

Patienten selv i forbindelse med aktindsigt i helbredsoplysninger

[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til patientbehandling]

Kliniske kvalitetsdatabaser (RKKP)

[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til patientbehandling]

Sundhedsdatanet og VANS (MedCom-beskeder)

Det Fælles Medicinkort

Lægens journalsystem

Det Danske

Vaccinationsregister

-

Dansk Voksen Diabetes Database

-

Helbredsoplysninger

Medicinoplysninger

Vaccinationer

Helbredsoplysninger

-

Helbredsoplysninger

-

Sundhedslovens §43

Sundhedslovens §41

Sundhedslovens §157

Sundhedsloven §157a

Sundhedslovens §37 og Persondataforordningens artikel 15 om indsigtsret

-

Sundhedslovens §196

-

Forskning

[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til patientbehandling]

Sundhedsdatastyrelsen

Styrelsen for Patientsikkerhed (STPS)

Styrelsen for patientsikkerhed / Patienterstatningen

Regioner

Forsikring og persion

-

Statens elektroniske indberetningssystem

DPSD2

STPS Indberetningsløsning

STPS indberetningsløsning

Patienterstatningens indberetningsløsning

Sygesikrings- og afregningssystemet

DMDD (IT-leverandør)

-

Oplysninger om dødsfald

Utilsigtede hændelser

Helbredsoplysninger (ifm. praksislukning)

Helbredsoplysninger (ifm. mulig inddragelse af kørekort)

Helbredsoplysninger

Ydelsesoplysninger

Helbredsoplysninger og attester

-

Bekendtgørelse nr. 1046 af 20. oktober 2016, jf. sundhedslovens §190

Sundhedslovens §§198-199

Ved samtykke fra patienten

Autorisationslovens §44

Sundhedslovens §43, jf. lov om klage-og erstatningsadgang inden for sundhedsvæsenet

Sundhedslovens §60

Journalføringsbekendtgørelsen §20

Administration og kvalitetsudvikling

Politik og domstole

Sociale myndigheder (Fx. kommune og Udbetaling Danmark)

Arbejdstilsynet og Arbejdsskadestyrelsen

Lægemiddelstyrelsen

[Indsæt evt. andre modtagere af personfølsomme oplysninger til administration og kvalitetsudvikling]

MedCom

N/A

EG Kommuneinformation A/S

Virk.dk (e-blanket)

Lægemiddelstyrelsens e-blanket

-

Sundhedsdatanet

Helbredsoplysninger

Helbredsoplysninger og attester

Helbredsoplysninger

Bivirkninger ved medicin og vaccinationer

-

Helbredsoplysninger

Enten ved samtykke, sundhedslovens §179 eller retsplejeloven

Ved samtykke fra patienten eller efter retningslinjer i det socialt lægelige samarbejde

Arbejdsskadesikringsloven §34

Lægemiddelloven, kap. 5.

-

Databehandleraftale (via systemhus)

Netværkskommunikation

VANS - leverandører

TDC Erhverv Fibernet

Lægens leverandør af lønsystem Danløn

Lægens leverandør af system til klinikadministration (Danløn)

Danske Regioner

SKAT

VANS - net

-

Lønsystem

Administrationssystem

Praksis- og afregningsportalen (sundhed.dk)

MitVirk

Helbredsoplysninger

Alle kategorier af personoplysninger

Oplysninger om løn

HR-oplysninger inkl. CPR-nummer

Praksisdeklarationer og tilmelding til yderregisteret

Skatteoplysninger

Databehandleraftale

(Via systemhus)

Aftalevilkår

Databehandleraftale

Persondataforordningens artikel 6, 1b og 1e om behandling mhp. opfyldelse af kontrakt og

samfundsmæssig interesse

Kildeskatteloven

Klinikadministration

Kommunen

NETS

Revisor

Bogholder Lonni

MitVirk/NemRefusion

NETS NemID portal (Medarbejdersignatur)

N/A

Lønanvisning

Bogføring

Ansøgning om sygedagpenge, barsel m.m.

Personoplysning

Oplysninger om HR, løn og skat

Oplysninger om løn

Bilag med CPR-nr.

Sygedagpengeloven

Videregivelse mhp. opfyldelse af kontrakt/retlig forpligtigelse, jf. Forordningens artikel 6.1.b og c

Hvis revisor anviser løn for klinikken, indgås databehandleraftale. Ift. regnskabsaflæggelse er revisor dataansvarlig efter årsregnskabsloven.

Kontrakt

NOTE1: Hvis du benytter systemer eller software-løsninger (fx cloud baseret office365), som overfører data til lande uden for EU, skal din dokumentation også indeholde oplysning herom. Tilføj i så fald en række nederst i ovenstående liste med oplysninger herom.

NOTE2: Kolonnen ”System” dækker over forskellige elektroniske systemer. I visse tilfælde, fx i relation til arbejdsgivere og forsikringsselskaber, kan kommunikation dog også foregå ved almindelig postforsendelse.

Sletning af personoplysninger

Forventede tidsfrister for sletning af forskellige kategorier af oplysninger

Helbredsoplysninger indeholdt i patientjournaler

Oplysningerne slettes i overensstemmelse med lovgivningens krav, se journalførinsgsbekendtgørelsens §§15-16 (Bekendtgørelse nr. 990/2017). Som reglerne er nu, skal helbredsoplysninger indeholdt i en patientjournal opbevares mindst 10 år, billeddiagnostik dog 5 år. Hvis der verserer en klage- eller erstatningssag skal oplysningerne opbevares, indtil sagen er afsluttet.

Generel beskrivelse af de tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger

Klinikkens systemhus (og evt. andre databehandlere) har i en databehandleraftale forpligtet sig til at sikre, at der træffes de fornødne tekniske og organisatoriske sikkerhedsforanstaltninger mod, at oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes samt mod, at de kommer uvedkommende til kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med lovgivningen.

Kommunikation af personoplysninger skal ske over sikre forbindelser. Personoplysninger, der overføres eller opbevares uden for et lukket netværk kontrolleret af Databehandleren, skal beskyttes med kryptering. Hvor det er passende og hensigtsmæssigt henset til oplysningernes karakter, skal oplysningerne desuden pseudonomiseres.

Adgangskontroller og –begrænsninger skal indføres i passende omfang. Fysisk materiale, der indeholder personoplysninger, opbevares aflåst.

Databehandleren skal sørge for løbende sikkerhedskopiering af personoplysningerne, hvis der er indgået aftale herom. Hvis systemhuset ikke foretager backup, skal der indgås aftale herom med en anden leverandør. Kopierne skal opbevares adskilt og forsvarligt og på en måde som sikrer mulighed for at oplysningerne kan genskabes.

Databehandleren har som led i databehandleraftalen forpligtet sig til én gang årligt at afgive en erklæring til mig (den dataansvarlige), der dokumenterer, at databehandleren handler i overensstemmelse med gældende persondataret. Erklæringen baseres på ISAE 3402 eller tilsvarende. Erklæringen skal være underskrevet af en kvalificeret, uvildig instans, f.eks. databehandlerens revisor.